Pengalaman Mengurus Legalisasi Dokumen Apostille (Februari 2020)

Legalisasi dokumen apostille photo credit by Arnold

Hola! Kali ini aku ingin membagi pengalaman kakakku mengurus legalisasi dokumen apostille untuk mengurus beasiswa doktoral ke Korea Selatan (Global Korean Scholarship). Menurut saya agak rumit, khususnya di KEMENKUMHAM dan KEMLU. Banyak sekali yang kita persiapkan untuk pengurusan dokumen ini seperti:

• Fotokopi dokumen yang sudah berbahasa Inggris, bila belum berbahasa Inggris harus diterjemahkan ke penerjemah tersumpah.
• KTP
• Dokumen asli (sebagai bukti keaslian dokumen)
• Uang!
• Waktu!!

Bagi yang tinggal di Jakarta mungkin sedikit lebih tenang, tetapi untuk yang tinggal di luar Jakarta harus menyediakan waktu sekitar 3-4 malam untuk menginap dan mempersiapkan sebaik mungkin supaya tidak ada dokumen yang kurang dan harus bolak-balik hanya untuk mengurus dokumen yang kurang. Karena dari pengalaman saya, yang pernah mengalami dokumen ditolak, proses pengurusan di Kementrian agak lama.

 Kita langsung saja ke urutan dan tata cara pengurusannya!

Beasiswa GKS meminta beberapa dokumen yaitu ijazah dan transkrip untuk mendapat legalisasi apostille. Bagaimana caranya mendapat legalisasi dokumen apostille? Kita HARUS melakukan langkah-langkah ini (ijazah dan transkrip):

1. Legalisasi dari Kampus

Karena yang kami urus adalah ijazah dan transkrip, maka kami harus mendapatkan legalisasi dari kampus dulu. Beberapa kampus memberikan fotokopi ijazah dan transkrip yang sudah di legalisasi saat kita wisuda, tapi beberapa belum sehingga kita harus mengurus sendiri. Biasanya kita bisa mendapatkannya dari TU. Pastikan dokumen berbahasa Inggris, atau minimal ada bahasa Inggrisnya. Bila belum harus diterjemahkan ke penerjemah tersumpah. Bila menerjemahkan ke penerjemah tersumpah, sekalian saja minta di cap notaris. Biasanya akan berbiaya Rp 120.000an per dokumen.

2. Legalisasi dari Notaris

Setelah mendapat legalisasi dari kampus, kita harus melegalisasi semua dokumen itu ke notaris. Biaya legalisasi ke notaris kalau yang saya tahu sekitar Rp 100.000 per lembar. Untuk jaga-jaga kita sediakan dua hari kerja untuk mendapatkan legalisasi notaris ini. Contohnya, kalau kita memasukkan hari Senin, maka kita akan mendapatkannya hari Selasa. 

3. Legalisasi dari KEMENKUMHAM

Untuk legalisasi di KEMENKUMHAM, kita bisa melakukannya secara online maupun offline. Sejujurnya saya agak bingung dengan pengurusan di KEMENKUMHAM ini. Sebelum mengurus, saya mencari informasi di internet dan bahkan di website resmi mereka, yang mengatakan proses pengurusan hanya dapat dilakukan secara online. Tapi saat saya datang ke kantor dan menunggu, di ruang tunggu terdapat standing spanduk yang menunjukkan tata cara pengurusan secara offline. Karena saya tidak tahu hal itu, saya mengurus secara online.

Meskipun di website resmi KEMENKUMHAM disediakan guidelines pengisian, menurut saya kurang membantu. Contoh seperti nomor dokumen dan tanggal dokumen, hanya dijelaskan untuk mengisi nomor dan tanggal dokumen. Nomor dan tanggal apa yang harus dicantumkan?? Saya di sini akan membagi pengalaman mengisi dokumen juga.

Yang perlu dipersiapkan di sini adalah:

1. Fotokopi dokumen yang sudah di legalisasi kampus dan notaris. 
2. Spesimen tanda tangan notaris (di print, kemudian di isi oleh notaris)
3. Scan KTP

tampilan spesimen tanda tangan (klik untk memperbesar)

Pengurusan secara online dapat dilakukan di halaman ini https://legalisasi.ahu.go.id/. Yang perlu dilakukan adalah mendaftarkan diri, setelah itu login dan lihat menu di sebelah kiri atas, klik permohonan kemudian daftar permohonan. Kita akan masuk ke halaman Daftar Permohonan Legalisasi. Untuk melakukan permohonan klik tombol berwarna hijau bertuliskan Buat Permohonan. Berikut tampilan dua halaman yang harus diisi. 

tampilan halaman pertama

• Nama lengkap: nama lengkap anda
• Jenis kelamin: jenis kelamin anda
• Tempat lahir: tempat lahir anda
• Nomor handphone: no HP anda
• Email: email anda
• Nomor identitas: nomor KTP anda
• Kewarganegaraan pemohon: Kewarganegaraan anda 
• Alamat: Alamat anda sesuai KTP (akan muncul detail seperti provinsi, kecamatan, RT, RW, Kode pos, dan alamat lengkap)

tampilan halaman kedua

• Jenis dokumen: ada beberapa pilihan, klik jenis dokumen yang anda inginkan (cont: ijazah, akte, dll)
• Nomor dokumen: nomor dokumen (cont: no ijazah, no transkrip, no akte, dll) Bila file disatukan dalam bentuk pdf, tuliskan semua nomor diikuti tanda "-" atau ","
• Jumlah dokumen: total jumlah dokumen yang ingin di legalisasi (cont: 1 ijazah dan 1 transkrip, jadi diisikan 2)
• Nama Pejabat: nama notaris/pejabat yang melegalisasi dokumen. Ketika kita mengetik nama, biasanya akan muncul beberapa nama yang sudah terdaftar. Bila nama mereka belum terdaftar, sebaiknya hubungi kemenkumham atau langsung saja persiapkan spesimen tanda tangan notaris/pejabat. Bila nama sudah terdaftar, sebaiknya tetap sediakan dan upload spesimen tanda tangan untuk menghindari penolakan seandainya mereka belum memiliki tanda tangan notaris/pejabat yang anda pilih.
• Tanggal dokumen: tanggal dokumen dilegalisasi oleh notaris.
• Jabatan: jabatan notaris/pejabat (cont: notaris kabupaten bandung)
• Instansi/lembaga/kantor penerbit dokumen: siapa yang menerbitkan dokumen itu (cont: Universitas Padjadjaran)
• Negara Tujuan: negara dokumen ini akan dikirimkan (cont: Republic of Korea)
• Wilayah tempat pencetakan stiker: Seharusnya hanya akan muncul satu tempat yaitu di Jl Raya Cikini.
• Pilih File: File dokumen yang akan di legalisasi

Nah disinilah saya menemui masalah... 

Pertama kali, saya mengupload dokumen satu persatu. Ijazah S1, sebagai satu permohonan. Jadi saya membuat empat permohonan untuk empat dokumen yang berbeda. Ternyata saat saya cek lagi, file dokumen yang pertama saya buat berubah menjadi file yang terakhir. Jadi file sebelumnya terupdate dengan file terbaru. Akhirnya saya ditolak. Untuk itu saya menemukan dua cara untuk menghindari penumpukan file itu. Saya menyarankan untuk menggunakan opsi kedua karena saya berhasil di sana:

1. Opsi pertama, mengupload dokumen + KTP + spesimen TTD setiap 1 jam. Harus 1 jam pas atau lebih. Saat itu saya berhasil mengupload keempat dokumen saya tanpa ada dokumen yang berubah file nya. Jadi saya mengupload dalam 4 jam. Tapi saya tidak tahu apakah cara ini akan terus berhasil.
2. Opsi kedua, satukan semua dokumen menjadi file pdf. Jadi dalam satu pdf berisi KTP, spesimen TTD, dan dokumen-dokumen yang akan dilegalisasi. Pastikan file pdf dalam ukuran di bawah 5 mb. Saya berhasil menggunakan opsi ini. 

Kemudian klik simpan dan lanjutkan, setelah mereview kebenaran data, ajukan permohonan dan klik ok. Untuk melihat status pengurusan bisa di menu bagian kiri, permohonan, daftar transaksi. Pada daftar transaksi akan terlihat status apakah disetujui atau ditolak. Bila ditolak perhatikan apa kesalahan yang kita buat. Bila disetujui, kita akan mendapatkan recipt untuk membayar.

Untuk membayar HARUS dilakukan melalui teller bank BNI. Karena pengalaman saya, saya membayar melalui mobile banking mandiri, tagihan terbayarkan, tetapi saat kami datang ke KEMENKUMHAM pembayaran saya diblok karena tidak melalui teller BNI Akhirnya kami harus mengurusnya masalah ini di KEMENKUMHAM.

Proses dari kita melakukan permohonan hingga disetujui dan harus membayar beragam. Minimal dua hari, kalau saya sendiri sampai tiga hari. Setelah pembayaran dilakukan dan diverifikasi, saya pergi ke kantor KEMENKUMHAM dan diberi stiker yang harus saya tempelkan di bagian belakang kanan atas dokumen.

4. Legalisasi dari KEMENLU

Sama seperti legalisasi di KEMENKUMHAM, di KEMENLU kita harus melakukannya secara online, tapi tidak melalui website, yaitu melalui aplikasi di android. Berikut link untuk mendownload aplikasinya. https://kemlu.go.id/portal/id/read/186/halaman_list_lainnya/legalisasi-dokumen

Yang perlu dipersiapkan di sini:

1. Foto/Scan bagian depan yang ada legalisasi notaris dan kampus (atau lainnya)
2. Foto/Scan stiker dari KEMENKUMHAM
3. Pastikan foto terang dan tulisan terlihat dengan jelas.

Langkah-langkah mengupload dokumen:

1. Daftar
2. Klik garis 3 di kiri atas.
3. Klik 1. ajukan permohonan
4. Klik icon orang di kanan bawah
5. Muncul instansi tempat mengajukan permohonan yaitu KEMLU, kemudian klik panah ke arah kanan untuk melanjutkan
6. Pilin negara tujuan klik panah ke kanan
7. Pilih jenis dokumen (ijazah, untk transkrip pilih lain-lain)
8. Tambahkan foto, upload dokumen sesuai yang telah dipilih. Minimal dua foto, yaitu foto bagian depan dan bagian stiker. Klik kanan untuk melanjutkan.
9. Masukkan nama pejabat dan kantornya (KEMENKUMHAM)
10. Kemudian tanda tangan, dan lanjutkan.
11. Muncul daftar permohonan dan klik  untuk memproses permohonan
12. Muncul tulisan menunggu proses verifikasi.

Setelah sampai pada "menunggu proses verifikasi", kita harus menunggu. Biasanya aplikasi akan memberi notifikasi bila permohonan diterima atau ditolak. Setelah anda mendapat notifikasi untuk membayar, segera lakukan pembayaran. Sebaiknya dilakukan di teller mandiri. Tagihan hanya aktif selama sehari jadi segera lakukan pembayaran.

Proses pengambilan stiker adalah satu hari setelah melakukan pembayaran. Jadi pengurusan di KEMENLU memerlukan waktu dua hari. Stiker akan ditempelkan oleh petugas KEMLU.

5. Legalisasi dari Kedutaan Besar Korea

Legalisasi dari sini yang menurut saya paling mudah dan cepat!!

Yang perlu dipersiapkan di sini:

1. Dokumen yang sudah di legalisasi keempat instansi di atas
2. KTP

Pertama-tama kita datang ke Kedubes Korea. Petugas di sana akan mengarahkan kita ke tempat pengurusan legalisasi dokumen. Setelah itu kita mengambil nomor dan menunggu untuk dipanggil. Petugas akan meminta dokumen yang sudah dilegalisasi dan data diri kita, kita membayar dan menunggu sekitar 30 menit. Pastikan dokumen sudah berurutan karena akan disteples oleh petugas di sana.

Jadi pengurusan di Kedubes hanya memerlukan waktu kurang lebih satu jam, padahal pengurusan yang dilakukan tidak online. Dan biaya yang kita bayarkan bukan per dokumen tetapi per set yang ingin kita legalisasi.

Hal yang membuat saya kecewa di sini adalah KEMENKUMHAM dan KEMENLU menuliskan proses online yang mempercepat. Tapi justru di Kedubes yang tidak online malah lebih cepat.  Ketika saya mencari info online, pengurusan legalisasi bisa cepat yaitu 3 jam. Entahlah... dari pengalaman saya tidak seperti itu.

Oleh karena itu untuk berjaga-jaga, khususnya yang tidak tinggal di Jakarta, persiapkanlah waktu 4-6 hari untuk mengurus dokumen apostille. Pastikan dokumen lengkap supaya tidak kerepotan harus mengupload ulang dan menunggu lama lagi. Hal yang perku diperhatikan juga, persiapkan uang yang cukup banyak karena benar-benar akan menguras uang, dari menerjemahkan dokumen, legalisasi ke notaris/pejabat, KEMENKUMHAM, KEMENLU, dan kedutaan besar. Semua itu tergantung jumlah dokumen yang ingin di legalisasi. Kalau banyak sediakan uang yang agak banyak. Legalisasi di kementrian berbiaya Rp. 25.000/dokumen dan di Kedutaan Rp 35.000/set.

Semoga bermanfaat!!